determinar o que precisa ser mantido
Quando se trata de organizar o ambiente de seu escritório, o mais básico é arrumar sua mesa e arredores. Se as coisas estiverem espalhadas em torno de você, a eficiência do trabalho está fadada a cair.
① Remover todos os itens juntos.
② Separar os itens em três categorias: “necessário”, “não necessário” e “pouco claro”.
③ Guarde os itens que você precisa, jogue fora os itens que você não precisa e coloque os itens que você não tem certeza de que precisa em uma caixa por enquanto.
④ Defina um período de retenção para os itens armazenados na caixa, e descarte-os diretamente após o período.
2、The princípios básicos de organização
As 3 idéias a seguir podem ser usadas para organizar.
① Coloque os itens necessários para o escritório em cima da mesa.
② Os itens que são usados com mais freqüência são colocados na lateral da mão.
③ Os itens que são usados com menos freqüência são colocados longe.
Comece considerando seu caminho de atividade e a localização de seus itens.
arrumação diária
Você pode começar arrumando sua escrivaninha de manhã cedo para ficar de bom humor e para facilitar a concentração.
Apenas 3-5 minutos de cada vez para adquirir o hábito de arrumar as coisas todos os dias.
Você pode considerar sua agenda para o dia durante a organização.
4、Storage dicas: levante-se
O método de armazenamento vertical não se aplica somente a roupas, mas também a documentos e artigos de papelaria. Por exemplo, se enfiarmos canetas em um porta-caneta para armazenamento, é obviamente mais eficiente em termos de espaço do que colocá-las horizontalmente.
Os documentos e papéis utilizados com freqüência podem ser armazenados em uma caixa de arquivo. Se você usar caixas de arquivo diferentes para armazenar diferentes tipos de documentos, então você pode fazer armazenamento mais organização, matando dois pássaros com uma cajadada só.
5、Desk tops com bom gerenciamento de divisórias
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Preste sempre atenção ao gerenciamento das divisórias da área de trabalho, coloque os artigos de papelaria de acordo com a finalidade e o tipo de classificação. Uma vez que o local é fixado, você pode economizar tempo na busca e, ao mesmo tempo, também pode colocar os itens de volta no lugar após o uso, tornando mais fácil a organização.
dar gavetas com divisórias
Se sua mesa tem gavetas, você pode usar divisórias, que você pode comprar na Taobao.
① As divisórias devem ser um pouco mais curtas.
② O tamanho deve ser razoável para que as coisas não sejam colocadas em uma bagunça.
③ Mantenha os itens que são usados com freqüência à mão.
sempre deixar uma gaveta vazia
Deixar uma gaveta vazia pode ser usado para armazenar documentos temporariamente. Ao armazenar arquivos temporariamente, você pode deixar claro onde os arquivos que você reservou temporariamente estão localizados e priorizar seu trabalho, de modo que este método facilita o acompanhamento de seu trabalho.
A vantagem deste método é que vocês podem organizar os documentos em que estavam trabalhando juntos, guardá-los temporariamente e depois retirá-los novamente a tempo.
faça seus pertences “em casa” em sua bolsa
Se você tem itens em sua bolsa que não precisa, comece por esvaziá-la e verificar tudo o que ela contém. Depois disso, basta deixar alguns itens que você precisa para amanhã e colocá-los em sua bolsa.
Mantenha apenas as coisas importantes em sua bolsa e retire tudo o que não precisar o mais rápido possível.
Use cada bolso interno e compartimento adequadamente, para que tudo tenha um lugar fixo no saco, para que seja menos provável que se perca, e também economize muito tempo usado para encontrar itens.
9, carregadores, cabos de dados, a melhor maneira de classificar e armazenar
A Taobao pode encontrar uma pequena tábua ou saco de armazenamento especificamente colocado no saco, e depois as diferentes linhas e carregadores e outras peças pequenas, bem classificadas.
10, artigos de papel de acordo com o progresso do armazenamento, para evitar a ocorrência de erros
Há algumas taxonomias básicas ao organizar informações em papel, por favor, siga a seguinte ordem e de acordo com o progresso real do trabalho, primeiro classifique os documentos.
① Papéis não processados.
② Documentos sendo processados.
③ Documentos em processo de finalização.
④ Documentos que foram processados.
⑤ Documentos que foram arquivados.
11、Crafty uso do saco de documentos transparente A4
Ao organizar documentos, certamente usaremos sacos de arquivo transparentes tamanho A4.
Ao classificar documentos, você pode preparar uma série de pastas de arquivo, e finalmente armazená-los juntos em uma grande caixa de arquivo, o que não é tão simples quanto organizar pastas no computador!
Se um documento tem apenas uma página, certifique-se de colocá-lo em uma bolsa!
colocar um pequeno adesivo para facilitar a recuperação
Podemos preparar alguns adesivos de etiquetas e colá-los nas pastas dos arquivos para distingui-los.
Coloque uma etiqueta no canto superior direito do bolso do arquivo para que seja fácil ver o conteúdo da etiqueta, seja ela armazenada verticalmente ou horizontalmente.
Os rótulos devem distinguir o assunto do cabeçalho. Você pode categorizá-los pelo nome do cliente ou nome do projeto. A chave é garantir que você escreva o nome específico claramente.
documentos multicoloridos para uma boa classificação do conteúdo
Use cores diferentes para distinguir facilmente os documentos.
É melhor usar 3 cores para a classificação. Se você usar muitas cores, precisará pensar cuidadosamente sobre a conexão entre as cores e a classificação. Portanto, é melhor começar com 3 cores em 3 categorias amplas.
soltar os últimos documentos para obter ganhos de eficiência visíveis
Coloque seus documentos nos bolsos primeiro e organize-os de acordo com a regra dos “últimos documentos no limite”.
As vantagens deste método de armazenamento são duplas.
① você pode acessar o documento mais recente que está sendo processado.
(2) Como os documentos antigos são espremidos para dentro, você pode jogá-los fora, começando pelos mais íntimos.
descartar documentos obsoletos por data e número
Se você tem o hábito de dispor regularmente de seus documentos, não é um grande problema, independentemente das regras que você segue. Entretanto, aqui está uma lista de regras para você.
① Decidir sobre o tipo de documento que precisa ser descartado.
② Dispor de arquivos em intervalos regulares.
③ Decidir sobre uma boa localização para guardar os documentos.
faturas não liquidadas, bolsos de documentos perfurados
Como as faturas são menores do que os documentos normais, elas são facilmente confundidas com outras informações, não importa onde você as coloque. Se eles forem mantidos diretamente na carteira, podem ser misturados no recibo do supermercado e jogados fora juntos.
Portanto, no dia em que você receber sua fatura, certifique-se de tirá-la de sua carteira. É uma boa idéia fazer algumas notas mais simples ou detalhadas sobre a fatura, caso você a esqueça mais tarde.
A organização de faturas também envolve o uso de bolsas de documentos. Esta é a melhor e mais comum maneira de fazer isso: primeiro, classifique as faturas por data, cole-as com clipes de papel, depois coloque-as em uma pasta de arquivo e etiquete-a com uma etiqueta. Desta forma, a fonte das faturas é clara.
maximizar o uso de blocos de notas
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① Registrar novos arranjos assim que estiverem disponíveis.
② Registrar assuntos importantes o mais rápido possível.
③ Mantenha sempre à mão um bloco de notas para verificar sua agenda em todos os momentos.
Seguindo estas diretrizes, podemos confirmar o status de realização de nossos objetivos e também nos ajudar a tomar decisões rápidas sobre nossos próximos passos.uso básico do bloco de notas
O “5W2H” é uma habilidade comercial regular, mas o que você pode não saber é que ele também pode orientá-lo em como tomar notas.
Por que – por que (finalidade).
O que – o que fazer (específico).
Quem – quem (pessoa responsável, pessoa relevante).
Onde – onde (localização).
Quando – quando (hora).
Como – como fazer (método).
Quanto – quanto dinheiro (orçamento, repartição).
Ao tomar notas, devemos estar sempre atentos a estes pontos. Precisamos registrar estes pontos com precisão.
Se você encontrar algum ponto pouco claro no 5W2H, você deve certificar-se de verificá-los.
facilitar o uso de seu bloco de notas
Quando marcamos tarefas em nosso bloco de notas, podemos mudar a cor da fonte de acordo com a prioridade da tarefa. Desta forma você pode ver rapidamente quais tarefas são mais urgentes e ajustar sua agenda. Coisas como informações do cliente, conteúdo do trabalho e seus eventos pessoais podem ser registrados em cores diferentes, o que permite distinguir entre categorias de eventos num piscar de olhos.
As notas adesivas podem ser usadas para facilitar nosso trabalho, pois são fáceis de colar e rasgar. Por exemplo, você pode escrever uma tentativa de negociação em uma nota pegajosa, colá-la em um bloco de notas e depois rasgá-la e reordená-la se isso envolver uma mudança de horário.
Tarefas simples como o envio de mensagens e a escrita de materiais podem ser feitas no formato “uma página de cada vez”, anotando-as em notas post-it separadas para criar uma lista de tarefas, que também funciona bem. Se você conseguir fazer uma dessas coisas em seu tempo livre, você pode simplesmente rasgar a nota pegajosa e jogá-la fora.
aumentar a velocidade de gravação
Para aumentar a velocidade da escrita e facilitar a compreensão do conteúdo, podemos usar métodos como marcadores, omissões e marcadores de texto ao escrever. Aqui estão 3 dicas para você.
① Use marcadores.
② Marcação com um marcador de destaque para se destacar.
③ Usar caracteres simplificados.
“Visualize” seu trabalho para evitar erros menores
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Preparar uma nota e um caderno. Em seguida, divida a tarefa em mãos em tantas partes quanto possível, e depois escreva todas elas na nota uma a uma. É uma boa idéia guardar uma nota para cada tarefa e depois agrupar as notas de acordo com sua relevância e colá-las em um caderno branco.
Desta forma, podemos facilmente acompanhar quais tarefas podem ser tratadas ao mesmo tempo, quais têm o mesmo prazo e quais esquecemos de fazer.
Organize o trabalho em mãos de forma que você possa “vê-lo”. Ao diferenciar tarefas, temos uma imagem clara do atraso, de modo que podemos evitar alguns erros humanos de baixo nível.
22、Use mais dicas para fazer anotações rápidas
Vem-me à mente uma idéia de ouro. Este é o momento de escrevê-lo em uma nota.
Você pode escrever qualquer coisa em uma nota, seja o que estiver jantando hoje ou o que estiver trazendo para um cliente amanhã – não há necessidade de se preocupar com importância ou prazos. O importante é anotar tudo o que lhe vem à mente antes de pensar a fundo. Leia a nota, é sua reflexão mais honesta e você será capaz de estudar a tarefa em mãos de forma mais objetiva, olhando para dentro de si mesmo.
Depois de escrever suas notas, cole-as em papel A4 e organize-as de acordo com as categorias. Além de organizar seus pensamentos, você pode acidentalmente encontrar muitos pontos em comum e até mesmo inspirar mais. Neste ponto, a cor das notas adesivas não precisa ser uniforme. Isto porque o olho vê uma variedade de cores, que podem efetivamente estimular o cérebro, permitindo-nos assim gerar mais inspiração.
boas idéias sobre papel
Boas idéias muitas vezes vêm de uma única palavra que lhe vem à mente ou da informação ocasional que você recebe em sua vida.
Neste ponto, você deve tomar notas. Recomendo o uso de cadernos e blocos de notas para registrar esses momentos de inspiração.
É mais rápido escrever diretamente à mão do que procurar um dispositivo eletrônico e escrevê-lo. Você também pode usar setas ou círculos para marcar ou desenhar uma representação gráfica.
três linhas diárias curtas para um trabalho sem estresse
O “diário de três linhas” só é usado para organizar seus pensamentos e registrar seus pensamentos após um dia de trabalho. Estamos organizando nossa mente e desabafando nossas emoções escrevendo em forma de diário, permitindo assim que o humor relaxe. Somente quando você tiver organizado sua mente é que seu trabalho fluirá mais facilmente.
A primeira linha pode ser sobre a experiência do dia e o que você fez. É melhor incluir o evento mais impressionante, um erro no trabalho ou uma ação que você tomou.
A segunda linha pode ser sobre suas preocupações e sentimentos, com base no tempo registrado na primeira linha. O conteúdo pode ser muito subjetivo, desde que seja fiel aos seus sentimentos.
A terceira linha pode registrar seus sentimentos e lições aprendidas sobre a ação que você tomou naquele dia e o resultado.
