Os e-mails são difíceis. É realmente difícil para atravessar o que você realmente quer dizer em um e-mail, e metade do tempo as pessoas vão quase sempre entendê-lo mal. Uma grande parte do problema se resume ao fato de que as pessoas que você está escrevendo não posso ver seu rosto. Eles não podem ver o sorriso em seu rosto, e você não pode ver a expressão em seu rosto – a capacidade natural do ser humano para compreender a emoção em palavras através da expressão facial é completamente vazio em um email.
Então, o que pode substituir a expressão facial e tom de voz? Como você efetivamente transmitir a sua mensagem sem receber todos os seus amigos ou todos no escritório regiamente fora assinalada em você?
Escritor Peter Drucker certa vez escreveu: “A coisa mais importante na comunicação é ouvir o que não é dito.”Gostaria de ir um passo além do que isso, e dizer que a coisa mais importante no envio de um e-mail é esclarecer apenas o suficiente para que o destinatário não ouvir o que não é dito. Na verdade, o que causa a maioria dos problemas com a comunicação de e-mail é quando a pessoa que recebe o e-mail interpreta todos os tipos de coisas terríveis que você implícitas, mesmo quando você só tenha escrito uma única linha.
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Isto é o que leva ao ódio e descontentamento. Isto é o que constrói ressentimento. É por isso que o cara do outro lado da mesa na reunião da manhã está olhando para você, porque você lhe enviadas com cópia para um e-mail que você enviou ontem à tarde, e ele tomou isso como um ataque pessoal.
Elaborar o seu perfeito Email
Aqui no MUO, nós cobrimos muito sobre o aspecto técnico de enviar e-mails, como enviar e-mails anonimamente ou o meu e-mail no enviar e-mails a partir do Excel. Mas, que sobre o lado emoção de e-mail? E sobre como você se deparar em seus e-mails, e melhores maneiras de apresentar-se na palavra escrita que não terá todos para fora assinalada em você o tempo todo?Como enviar e-mails completamente anônimoComo enviar e-mails completamente anônimoconsulte Mais informação
Bem, não é sem um monte de dor e sofrimento que eu possa estar aqui hoje e dizer-lhe que estou agora em posição de ajudar. Eu fiz apenas sobre cada erro que pode ser feito com e-mail, a partir dos primeiros dias na faculdade, quando tentei começar um negócio de marketing multi-nível, todos-mail em massa no campus. Dentro de um dia, eu tive a minha conta desligado por 24 horas e um grande, aviso desagradável do administrador de mainframe IBM sobre o que define “spamming”.
Ele não era tanto uma lição de etiqueta e-mail, como era um wake-up call que o email pode realmente colocar você em problemas se você lidar com isso errado. Através dos anos, tenho pessoas ofendidas, eu tenho ofendido, e eu tenho a coivara de palavras batalhas épicas com as pessoas. Eu gostaria de dizer que alguém ganhou – mas ninguém ganha. É por isso que estou aqui hoje, na esperança de ajudar futuros legiões do público-mail preparar melhor os e-mails antes de clicar no botão enviar.
1. O envio de uma Novel
Um dos meus primeiros pecados culpados quando eu comecei a trabalhar como engenheiro era que eu quase sempre escrever e-mails que se estendiam ao longo de três ou quatro parágrafos. O motivo não foi apenas porque eu posso digitar muito rápido, mas porque eu sempre me senti como se eu deixasse quaisquer detalhes para fora, as pessoas não compreendem realmente o que eu estava falando. Isso pode ser verdade até certo ponto – e nós vamos chegar a e-mails que são muito breve em um minuto – mas há algo a ser dito para simplicidade.
Quando você escreve tais e-mails complicados, você não estão a passar a sua mensagem em uma variedade de maneiras. Primeiro, o fato de que você escreveu tanto implica para a pessoa que você tem pouco respeito por seu tempo, e se você fizer isso muitas vezes você é obrigado a levá-los irritado. Em segundo lugar, enquanto uma de 500 palavras e-mail organizado em vários parágrafos faz muito sentido para você, você está provavelmente confundindo todos – e dando-lhes uma enxaqueca.
Se você é um wordsmith e tendem a escrever sobre-, então sempre ir para trás e começar a trabalhar em “cortar-se” aquelas frases. Come-se com maneiras novas e criativas para abreviá-los, ou talvez você pode removê-los inteiramente. Talvez você está oferecendo demasiada informação. Diga às pessoas o que eles necessidade saber, não o que você quer que eles saibam você conhecer. Você sabe?
2. Envio de um Two-Word Email
A ofensa oposto ao romance e-mail é a uma ou duas palavras-mails que não explicam nada. É semelhante a quando eu peço meus filhos na mesa de jantar, “Então, como foi seu dia?”Depois de um momento, uma resposta relutante, “Bem.”Não sei por que eu mesmo incomodar, prossigo. “O que você fez, nada divertido?”A resposta inevitável, “Não, não realmente.”
Eu sinceramente não entendo por que algumas pessoas se incomodam mesmo com o uso de e-mail. Se você tiver sorte, um e-mail com essa pessoa irá conter uma única frase completa. Se você não está com sorte, a pessoa vai ser pedindo-lhe para fazer algo por eles, mas não se preocupar em explicar exatamente o que eles querem que você faça. É mais ou menos como o envio de uma mensagem de socorro através de um rádio quando você está perdido no meio do deserto, e não informar a equipe de resgate que suas coordenadas são.
É extremamente frustrante, porque as pessoas têm que se esforçar para entender o que na terra você está falando. Pior ainda, você pode realmente forçá-los a perder tempo a responder ao seu e-mail, apenas para pedir-lhe para elaborar um pouco mais.
Eu suspeito que a maioria das pessoas com este problema escrever tais e-mails curtos, porque escrever é um exercício tão meticuloso. Nem todo mundo pode escrever mais de 60 a 70 palavras por minuto, então você tem que ter um pouco de simpatia por este grupo.
3. Enviar um e-mail em massa Significou para uma pessoa
Você realmente quer para assinalar as pessoas? Enviar um e-mail em massa para todos em seu escritório apenas para repreender uma única pessoa por algo que eles fizeram de errado. Eu chamo isso de “humilhação pública” e-mail. Normalmente, todos no escritório já deve saber que uma determinada pessoa cometeu um erro, mas o gerente não pode deixá-lo sozinho. Então, eles enviam um e-mail em massa para todos explicando em grande e excruciante detalhes por que uma determinada ação é tão errada a fazer, ou por que esse erro em particular é tão ruim.
Eu tenho que admitir que em algumas das minhas funções de gestão no passado, eu escorregou para esse comportamento. Eu vi outros colegas meus fazê-lo bem. É um erro fácil de fazer, porque você pode realmente quer ter certeza de que todo mundo está a gerir não cometer o mesmo erro. A realidade é que, se todo mundo já sabe sobre isso, a pessoa que cometeu o erro é humilhado. Se eles não sabem sobre isso, todo mundo está confuso e não tem certeza se você está ou não falando sobre eles.
Torná-lo simples – falar sobre o problema específico com a pessoa que cometeu o erro. Então, se você sente que é importante o suficiente para todos, enviar um aviso, mas fazê-lo soar como se fosse apenas um general “FYI” enviado do gerenciamento superior – isto remove o tom acusatório e torna menos pessoal.
4. Usando os advérbios dramáticas
Outro comportamento muito comum em e-mails – geralmente a partir de pessoas que são muito apaixonados pelo seu trabalho em geral, ou sobre um projecto específico que está em discussão. Esse comportamento é o uso excessivo de advérbios muito dramáticos. Frases como, “Esse projeto é apenas terrivelmente errado”Ou“Essa abordagem é dolorosamente vaga” servem apenas para apresentar emoção na discussão.
Quando você olha para essas frases sem os advérbios, você pode ver como muito mais eficiente – e muito menos antagônica – eles são. Caso contrário, você apenas se deparar como, uma criança mimada over-dramática.
Experimentá-lo sem os advérbios. Que o design é errado. Essa abordagem é vaga.
Pode não agradar ao destinatário – mas também não atacá-los e pô-los na defensiva. É mais profissional, e você pode realmente ser capaz de passar-se fora como um adulto maduro, mesmo quando você está em desacordo com alguém.
5. Voz Passiva Overusing
Na verdade, não foi até tarde na minha carreira de escritor que eu realmente, realmente aprendeu sobre e entenderam a voz passiva. O problema com a aprendizagem sobre isso, é que você comece a vê-lo em todos os lugares. Um dos usos mais comuns de voz passiva é em e-mail, porque a voz passiva permite que uma pessoa separar-se de uma ação.
Ao invés de dizer, “Eu dirigi o cliente para o aeroporto”, que estabelece a responsabilidade diretamente sobre seus ombros, você pode, em vez escrever “O cliente foi levado para o aeroporto.”
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Este é um comportamento comum entre as pessoas que estão nervosos sobre assumir a responsabilidade por qualquer coisa, porque se alguma coisa der errado, eles não querem ser responsabilizados. Estas são as mesmas pessoas que se queixam quando os tomadores de risco – aqueles que assumir a responsabilidade de fazer as coisas – obter o reconhecimento ou promoções. A verdade é que as pessoas vêem através da voz passiva em e-mails. Se você terminar uma tarefa ou realizado uma meta, não tenha medo de levar o crédito!
6. Patting sozinho nas costas
Curiosamente, o extremo oposto das pessoas que usam a voz passiva no e-mail o tempo todo, são as pessoas que quase sempre escrever sobre tudo em primeira pessoa. Lendo seus e-mails, você pensaria que um projeto não era um esforço de grupo, foi uma realização pessoal. Você poderia pensar que a pessoa que enviou o e-mail não fez absolutamente todo o trabalho!
Como você reconhece esses e-mails? Conte as ocorrências da palavra “eu”.
Lendo um e-mail com este tipo de pessoa, é claro que eles sentem o mundo inteiro gira em torno deles, e que todos devem estar dando-lhes elogios constantes para todo o trabalho que eles têm feito sozinho. Esses e-mails invariavelmente deixar companheiros sentindo desanimado e completamente desvalorizado. Esta abordagem é a fast-track a raiva e isolamento de seus pares.
Eu tenho certeza que existem muitos outros tipos de e-mails que realmente incomodam e ofender pessoas. Aposto que você tem sua própria lista também! Que tipo de e-mails realmente ajustá-lo fora? Que tipos são seus irrita? Compartilhe seus pensamentos na seção de comentários abaixo.
